Archiv-Migration

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Archiv-Migration Übersicht

Bei der Archivmigration (DMS-Migration) werden die Daten und Dokumente aus einem Quell-Archivsystem in ein Ziel-Archivsystem übertragen. Die Komplexität der Archivmigration wird hierbei durch folgende Größen beeinflusst:

beteiligte Archivsysteme

verwendete Archivdatenträger

Struktur der archivierten Dokumente

Komplexität der Indexinformationen

Verwendete proprietäre Archiveigenschaften

Spell bietet zwei Grundverfahren zur DMS-Migration: Online-Migration mit moreen und individuelle Archiv-Migration. Beide wurden bereits mehrfach bei verschiedenen DMS-Anbietern wie Easy, Ceyoniq, d.velop, Saperion, IBM FileNet, Windream, OpenText, SER (DOXIS/ITA) in beiden Richtungen erfolgreich eingesetzt. Fragen Sie uns nach individuell zugeschnittenen Lösungen für Ihr Archiv!

Während des Migrationsprozesses sind die landesspezifischen Datenschutzanforderungen zu erfüllen. Auf Kundenwunsch können zusätzlich projektspezifische Datenschutzklauseln vereinbart werden.

	Feature	moreen	Individuelle Archivmigration
Management
	Management One-day-Workshop In einem eintägigen Workshop berät Sie unser Spezialist bezüglich der Abhängigkeiten und Rahmenbedigungen einer Datenmigration. Inhalte: Überblick Ist-Zustand (Quell-Archiv, Systemlandschaft) mögliche Migrationsverfahren Fragen zum Datenschutz, Szenarien der Archivumstellung
	Migrationskonzept Für das Migrationskonzept werden die aktuellen Anforderungen (Migrationsstrategie, Umschaltszenarien) für die Umstellung des Archiv-Systems aufgenommen. Zusammen mit den technischen Entscheidungen zur Migration (Migrationsbasis, Konvertierungsfunktionalitäten, Attributmapping) werden diese Informationen möglichst interpretationsfrei als Vorgabe für den Migrationsprozess definiert.
	Projektmanagement
Voranalysen
	Migrationsrelevanz Es werden entsprechende Häufigkeitsverteilungen erstellt.	bedingt
	Konsistenzprüfung bzw. Vollständigkeitsprüfung der Referenzen Prüfung der Vollständigkeit unterschiedlicher Sichtweisen des Datenbestandes (Vorsystem, Archivdatenbank, Medien).
	Abbildbarkeit des Quell-Dokumentenbestandes auf das Ziel-System Hierbei wird geprüft, ob einzelne Eigenschaften (z.B. Dokumentenstruktur, Multivalues, Annotations-Typen) des Quell-Dokumentenbestandes im Ziel-Archiv direkt abbildbar sind, oder entsprechende Anpassungen durchgeführt werden müssen.	-
	Ermittlung von Konvertierungsbedarf Prüfung des technischen Datenbestandes (technische Datentypen, Kompression, Verschlüsselung, Attributwert-Encoding).	bedingt
	Prüfung auf Quell-Archiv-Besonderheiten Zu einigen Quell-Archiven sind mögliche Besonderheiten bekannt, die bei dem Migrationsprojekt berücksichtigt werden müssen.	bedingt
verwendete Quell- Archivablage
	SAP ArchiveLink Migration von Dokumenten, die von SAP via ArchiveLink archiviert werden.
	Archiv-spezifische Ablagen Migration beliebig archivierter Dokumente.	bedingt
Referenzierung der Quell-Datenmenge
	mindestens in SAP ArchivLink konform referenziert Entsprechende SAP ArchiveLink Verknüpfungstabellen können bereitgestellt werden.
	nur in anderen Vorsystemen referenziert Die Dokumente sind nicht in SAP aber in anderen Archiv-Vorsystemen referenziert.	-
	nur in der Archivdatenbank referenziert Es werden keine Archiv-Vorsysteme verwendet, die Recherche erfolgt vollständig über die Arichiv-Datenbank.	-
	nur in Archivablagen vorhanden Die Dokumente sind weder in Vorsystemen noch in einer Archiv-Datenbank verzeichnet. Die Recherche erfolgt auf Filesystem-Ebene oder ist derzeit nicht möglich.	-	bedingt
Abgelegte Dokumente
	SAP-Dokumente Dokumente mit SAP-Bezug, Recherche erfolgt über SAP.
	… mit SAP-Notizen In SAP generierte Text-Notizen, die zum Dokument archiviert wurden.
	… mit archivspezifischen Anmerkungen (Annotationen) Anmerkungen sind, Textfelder oder grafische Objekte mit Positions-, Frab- und Forminformationen.	-
	… mit Dokumentensignatur Signaturen zu SAP-Dokumenten, nicht zu verwechseln mit signierten Verbindungen.	ArchiveLink konform abgelegt
	non SAP-Dokumente Archiv-Client.	bedingt
	… mit archivspezifischen Anmerkungen Eine Vielzahl von archivspezifischen Anmerkungen sind bekannt, z.B. Text-Anmerkungen, Pfeile, Markierungen, Rechtecke; die Anmerkungen sind durch Positions-, Farb- und Größeninformationen gekennzeichnet.	-
	… mit fachlichen Recherche-Attributen Jegliche Art von kundenspezifischen Attributen, die im Archiv-System angelegt wurden.	bedingt
Dokumenttyp-Konvertierungen
	Single-Page-Tiff nach Multi-Page-Tiff Konvertierung von mehreren TIFF-Dokumenten-Komponenten (mehrere TIFF-Files) in eine einzige TIFF-Dokumenten-Komponente (ein TIFF-File). Die Konvertierung kann aus technischen oder aus User-spezifischen Anforderungen notwendig sein.
	Tiff nach PDF Konvertierung einer TIFF-Dokument-Komponente (ein TIFF-File) in eine PDF-Dokument-Komponente (ein PDF-File).
	Formularüberlagerung zu COLD-Daten Im Rahmen der Datenmigration können Formular und Nutzdaten zu einem Dokument zusammengesetzt werden.	bedingt
	andere Es ist eine Vielzahl von Konvertierungsfunktionen möglich. Diese müssen aber jeweils einzeln betrachtet und abgestimmt werden. Bitte vereinbaren Sie einen Termin.	bedingt	bedingt
Attribut-Verarbeitungen
	Attribut- Konvertierungen Konvertierungen verschiedener Eigenschaften eines Attributes (Typ, Format, Wert).
	Attributwert-Prüfungen Prüfung, ob eine Attribut zu einem definierten Wertebereich gehört.	bedingt
	Attributwert-Encoding-Transformation Je nach Kombination von Quell- und Ziel-Archiv-System kann eine Übersetzung des Attributwert-Encodings notwendig sein. Diese ist auch notwendig, wenn die Attributwerte in unterschiedlichen Encodings (Attribute aus der File-Ablage oder aus proprietären Datenbanken) abgelegt sind (z.B. bei einer Internationalisierung).	bedingt
Verwendete Ziel-Archivablage
	SAP ArchiveLink Protokollkonforme Bereitstellung der migrierten Dokumente.
	Archiv-spezifische Ablagen Bereitstellung von Dokumenten in archiv-spezifischer Form.	bedingt
	archivneutrales Übergabeformat/Ablage Bereitstellung von Dokumenten in archivneutraler Form (z.B. bei Außerbetriebnahme: Einzelfileablage mit Indexfiles in CSV).	-
Import
	SAP ArchiveLink: SAP Content Server HTTP Import der migrierten Dokumente protokollkonform zu SAP ArchiveLink http.
	SAP ArchiveLink: RFC RFC.	bedingt
	Archiv-spezifische Ablagen Import der migrierten Dokumente in archivspezifischer Weise.	bedingt	bedingt
Reporting
	Privacy-Report Im Privacy-Report werden alle übergebenen Medien gelistet und die mit diesen Medien durchgeführten Aktionen protokolliert.
	Source-Report Der Source-Report stellt dar, wo die Dokumente gefunden werden konnten (z.B. Archiv-Ablage/Medium, Archiv-DB, Verknüpfungstabellen). Die Dokumente müssen durchgängig und vollständig referenziert sein, damit eine Bereitstellung bei der Migration möglich ist.
	Final-Report Wird aufgeführt.